Dit is waarom interne communicatie zo belangrijk is
Grote kans dat jouw bedrijf informatieve blogs, leuke socialmediaposts en gelikte persberichten met de wereld deelt. Met jouw externe communicatie zit het dus al goed. Maar wist je dat interne communicatie nét zo belangrijk is? Want hoe werknemers met elkaar én met het bedrijf communiceren, heeft direct invloed op de betrokkenheid, de productiviteit en het uiteindelijke succes van jouw onderneming. Tijd dus om je interne communicatie op orde te krijgen. En wij vertellen hoe je dat aanpakt!
Denk je aan interne communicatie, dan denk je misschien aan die gezellige groepsapp met collega’s of de huis-tuin-en-keukenberichtjes op intranet over een nieuwe collega of dat men nou écht een keer die volle vaatwasser moet uitruimen. Maar interne communicatie omvat veel meer dan dat.
Wat is interne communicatie?
Interne communicatie omvat elke vorm van interactie, informatie-uitwisseling of samenwerking tussen collega’s. Dus alles van het maandagochtendpraatje bij de koffieautomaat tot formele bedrijfsmemo’s. Interne communicatie is niet alleen ‘leuk voor erbij’, het is een absolute must voor elk bedrijf dat zichzelf serieus neemt en verder wil groeien.
Zie interne communicatie als het flesje smeerolie dat de boel soepel laat draaien binnen jouw bedrijf. Is jouw interne communicatie niet op peil, dan zul je zien dat álles een stuk stroever gaat. Het samenwerken tussen collega’s, de motivatie om elke dag naar kantoor te komen, het houden van effectieve meetings, het halen van deadlines…
Het voordeel van goede interne communicatie
Met goede interne communicatie verbind je medewerkers op alle niveaus van de organisatie met elkaar, je stelt hen in staat om te begrijpen wat er speelt en wat er van hen wordt verwacht, en je maakt (indirect) duidelijk hoe ze kunnen bijdragen aan de gemeenschappelijke doelstellingen.
Wat er gebeurt als je geen of slechte interne communicatie hebt? Dan ontstaan er al snel misverstanden, kan de moraal afnemen en voelen werknemers zich sneller losgekoppeld van het grotere geheel. Het gevoel van “we doen het met z’n allen” sijpelt langzaam weg. En dit kan leiden tot verminderde productiviteit, hoger personeelsverloop en op den duur zelfs schade aan de reputatie van het bedrijf.
Onzekerheid en wantrouwen door slechte interne communicatie
Wanneer de directie bijvoorbeeld een belangrijke wijziging in het bedrijfsbeleid doorvoert, maar dit vervolgens niet goed communiceert, dan blijven sommige medewerkers in het duister tasten, anderen weten alles maar weten niet of ze het wel mogen delen met collega’s, en anderen horen weer geruchten die de waarheid vervormen. Zo ontstaat – zonder dat je er grip of zicht op hebt – een klimaat van onzekerheid en wantrouwen. En dat is killing voor de werksfeer en de productiviteit.
Door een consistent en consequent communicatiebeleid te voeren, zorg je voor:
- hogere betrokkenheid van werknemers
- verbeterde werksfeer en teamdynamiek
- verhoogde productiviteit en efficiëntie
Hoe zorg je voor goede interne communicatie?
Nu je weet waarom het zo belangrijk is om de interne communicatie binnen je bedrijf serieus te nemen, is het nu taak om de handschoen op te pakken en over te gaan tot actie.
Intranet
Een populaire en laagdrempelige manier om interne communicatie goed en helder over te brengen is intranet. Zo’n digitaal platform fungeert als centrale hub waar medewerkers alle belangrijke updates lezen, zelf nieuwtjes kunnen indienen en die ze altijd en overal kunnen raadplegen. Idealiter hebben collega’s het intranet als startpagina ingesteld op hun computer én wordt het platform getoond op tv’s verspreid over het kantoor.
E-mail
Er zijn genoeg bedrijven die mailen voor elk wissewasje en waarbij ook letterlijk elke collega wordt meegenomen in de CC. Dit type communicatiemiddel wordt daarom ook niet door iedereen met open armen ontvangen. Zet e-mail dan ook alleen in bij écht belangrijke mededelingen, waarvan je wil dat elke collega die onder ogen krijgt.
Chat-tools
Chattools zoals WhatsApp, Slack, Teams of Discord zijn niet meer weg te denken uit moderne bedrijfscommunicatie. Let erop dat je niet té veel verschillende tools gebruikt om te communiceren en zorg voor een duidelijke verdeling. Zo gebruiken wij bij Wij zijn WEB Slack als dé communicatietool om intern met collega’s te communiceren onder werktijd en delen we berichtjes in onze groepschat op WhatsApp als we willen dat iedereen, ongeacht of hij/zij werkt of niet, een nieuwtje onder ogen krijgt.
Let er ook op dat in deze chattools serieuze mededelingen of vragen niet ondergesneeuwd raken door oeverloze discussies of geinige berichtjes. Zo hebben wij op WhatsApp twéé groepschats: één serieuze en één voor onzin. En op Slack hebben wij een kanaal (#general) waarin we alleen serieuze en belangrijke dingen delen. Overige berichten plaatsen we in het kanaal #random.
We hebben nu alleen de tools genoemd om goede interne communicatie mogelijk te maken. Maar het gaat ook om een bepaalde mentaliteit en aanpak. Hier een aantal tips die helpen bij het verbeteren van de interne communicatie binnen jouw organisatie:
- Geef het goede voorbeeld: Zorg ervoor dat directie en teamleiders zélf het goede voorbeeld geven als het gaat om communicatie. Want als zij het niet doen, waarom zou een andere collega het dan wél doen? Goed voorbeeld doet volgen.
- Wees duidelijk over de communicatiekanalen: Zorg ervoor dat er niet té veel verschillende communicatiekanalen zijn en maak goed duidelijk welk kanaal waarvoor wordt gebruikt.
- Wees duidelijk over de volgorde van communiceren: Wees duidelijk over de gewenste volgorde van communiceren: wie moet als eerste ingelicht worden over bepaalde ontwikkelingen? En welke bedrijfslagen, teams of groepjes volgen daarna?
- Blijf updaten: een valkuil waar veel organisaties in trappen is het niet blijven communiceren over doorlopende zaken. Als je bezig bent met een bepaald project en er zijn al een aantal maanden geen ontwikkelingen te melden, geef dit dan ook door. Zo voorkom je dat mensen denken dat het project geen prioriteit meer heeft of misschien zelfs een stille dood is gestorven. Door simpelweg te zeggen dat jullie er nog mee bezig zijn, maar dat er niks nieuws te melden valt neem je al gelijk een hoop onzekerheid weg.
- Stel feedbackmomenten in: Zorg voor formele en informele feedbackmomenten. Denk hierbij aan regelmatige evaluaties (bijvoorbeeld tijdens kwartaalmeetings), open-deurbeleid voor management op vaste moment en anonieme feedbackkanalen (via bijvoorbeeld periodieke enquêtes). Hierdoor voelen medewerkers zich vrijer om hun mening te uiten en is er ruimte om suggesties te doen voor verbetering.
Je zal zien dat een goede en consequente interne communicatie uiteindelijk ook leidt tot een betere externe communicatie. Hoe beter alle collega’s op de hoogte te zijn van alles wat er speelt binnen het bedrijf, hoe meer zij zich verbonden voelen met de organisatie. Hierdoor zijn ze ook gemotiveerder om een positief geluid naar buiten te laten horen. En dit leidt weer tot authentieke en geloofwaardige externe communicatie.
Vergeet dus ook niet om interne succesverhalen extern te delen, via bijvoorbeeld social media of marketingcampagnes. Deel met de buitenwereld die mooie werknemersverhalen of initiatieven van collega’s. Dit vergroot de betrokkenheid van je werknemers, maar laat ook aan de rest van de wereld zien hoe fijn het werken is bij jullie.
